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Qu’est-ce qu’une GED ?

Qu’est-ce qu’une GED ?
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Le travail en entreprise devient aujourd’hui de plus en plus aisé avec l’utilisation d’un logiciel GED. C’est un système de gestion documentaire électronique permettant une optimisation du travail collaboratif, ainsi qu’un meilleur rendement. En anglais on dit ECM: Electronic Content Management.

La GED prend en compte non seulement la gestion des documents, mais aussi la dématérialisation et l’archivage. Nous allons donc, dans cet article, répondre à la question suivante: Qu’est-ce qu’une GED et quels avantages offrent son utilisation en entreprise ?

La GED : Un système de gestion documentaire

La GED représente un système de gestion documentaire utilisé pour la dématérialisation des documents et l’archivage numérique. Il désigne un processus de gestion documentaire dans une organisation donnée. Le procédé prend en compte l’acquisition des documents, le classement et l’indexation, la conservation d’informations, ainsi que l’accès et la distribution des documents.

Avec la démocratisation des outils de communication informatique et la dématérialisation documentaire progressive, les entreprises sont appelées à gérer une production non négligeable de documents électroniques. De fait, la GED permet l’exploitation de l’ensemble de ces documents au format numérique. Le travail quotidien s’en trouve plus simplifié. La mise en œuvre des « workflows » et des circuits de validation documentaire renforce donc le contrôle des procédures.Qu'est qu'une GED en Anglais

Cette solution a pour but, la centralisation des informations, l’harmonisation des processus d’entreprises et l’optimisation de la collaboration entre services. La GED offre aux collaborateurs un meilleur accès à l’information. Cela concerne principalement les documents et archives couramment utilisés qui doivent pouvoir être modifiés ou supprimés si le besoin se fait ressentir.

En termes de bénéfice, la GED offre grâce à une meilleure maîtrise de l’information une amélioration de qualité des services. Elle permet aussi une réduction des coûts grâce à la réduction des erreurs et grâce à l’automatisation des tâches.

Fonctionnement de la GED

Il comprend plusieurs étapes : la numérisation des documents, le traitement, le stockage des données, la diffusion et l’archivage.

La numérisation des documents :

Il s’agit du scannage des documents papier. Un traitement de reconnaissance de texte sera ensuite appliqué pour transformer le document papier en document numérique par le biais d’un logiciel de reconnaissance optique de caractère (OCR).

Le traitement :

Cette étape est réservée au référencement, à la classification et à l’indexation des fichiers. Cela consistera à faire une description du document (type de fichier, responsable de création, date de création) et une description du contenu. L’objectif est de faciliter l’exploitation des documents.

Le stockage des données :

Il doit dépendre du volume des documents et faciliter rapidement leurs accès. Il faudra faire des copies de sauvegardes pour pallier les risques d’incident ou d’accident comme les pannes techniques ou les incendies.

La diffusion :

La diffusion garantit la valorisation des données ainsi que leurs utilités. En effet, l’objectif principal de la GED est de faciliter l’accès à une information fiable et d’apporter une ergonomie en termes de rapidité. Il faudra aussi préalablement définir l’accès en lecture ou en écriture des informations, la structure documentaire et les critères associés aux documents pour leurs classifications. Par ailleurs, il faut aussi établir l’autorisation d’accès aux informations. Pour la mise en place d’un cadre adéquat, la spécificité de chaque métier devra être prise en compte.

L’archivage :

Elle prend en compte uniquement les documents qui doivent être nécessairement concernés, mais qui ne sont pas fréquemment exploités.

Pourquoi mettre en place une GED dans son entreprise ?

La GED constitue un outil essentiel très bénéfique pour tous les types d’entreprises et il est très important de réussir son projet d’implémentation. Au regard de l’évolution numérique, il est devenu vital d’avoir un contrôle total sur les différents documents disponibles dans l’entreprise. Ainsi, grâce à une dématérialisation et un archivage numérique prédéfinis. La GED permet d’apporter plus de cohésion au sein de l’entreprise. L’accès à l’information s’en trouve simplifiée et le travail d’ensemble au sein de l’entreprise est plus efficace. Intégrer un logiciel GED dans la gestion de ces documents en entreprise permet de mieux structurer le travail en interne.

Cela constitue un apport significatif pour l’entreprise en termes de productivité et de qualité. Grâce à un classement bien précis des documents, la GED offre une facilité d’accès aux documents et permet d’éviter les confusions. Le travail collaboratif gagne en rapidité et est beaucoup plus amélioré de façon considérable. Les utilisateurs gagnent un temps important en ce qui la recherche, la diffusion et la vérification des documents.

La GED permet entre autres :

  • Un meilleur référencement documentaire ;
  • Un accès rapide et la protection des documents contre les accès non autorisés ;
  • Une protection des documents contre les accidents, les pertes et les malveillances ;
  • Un contrôle d’accès permanent ;
  • Une meilleure gestion des versions.

La GED permet aussi la réduction des délais grâce à un traitement et un suivi des informations en externe comme en interne. La possibilité de transmettre instantanément les documents et leurs validations partout dans le monde y sur un meuble.

La GED est clairement un outil indispensable pour optimiser le travail collaboratif et pour améliorer la qualité du service et la productivité en entreprise.